Manual de Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD

 

 

 

 

 

 

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Versión 6.3 - Vigente desde 18/09/2019

 



 

CONTENIDO

 

                                                                                                                     Pág.

 

1.     INTRODUCCIÓN.. 1

OBJETIVOS DEL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD - 1

CONSIDERACIONES PREVIAS.. 1

2.     GENERALIDADES.. 2

3.     REGISTRO DE USUARIO.. 3

3.1       Regístrese. 3

3.1.1.  Tipo de persona Jurídica. 4

3.1.2.  Naturaleza Jurídica Mixta. 5

3.1.3.  Naturaleza Jurídica Privada. 5

3.1.3.1. Persona Jurídica – Naturaleza Privada. 6

3.1.3.2. Persona Natural 8

3.1.4.  Naturaleza Jurídica Pública. 10

3.1.4.1. Entidades públicas sin NIT/RUT (subordinadas presupuestalmente) 11

3.1.5.  Empresas Extranjeras sin representación en Colombia. 15

3.2       Envío de Contraseña al correo registrado. 17

3.3       Registrar dos o más Responsables cuyo correo electrónico en el RUT es el mismo. 17

3.4       Restablecer Contraseña. 18

3.4.1.  Restablecer Respuesta de seguridad. 22

3.5       Restablecer datos de usuario. 24

3.5.1.  Restablecer Correo Electrónico. 24

3.5.2.  Restablecer Nombre o Razón Social 26

4.     ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS.. 28

4.1       Cambiar Contraseña. 29

4.2       Administración de Usuarios. 29

4.3       Cambiar usuario Responsable del Tratamiento. 31

5.     INSCRIPCIÓN DE LA BASE DE DATOS.. 32

5.1       Diagrama general de funcionamiento. 32

5.2       Responsable del Tratamiento. 33

5.3       Inscribir Bases de Datos. 37

5.3.1   Actualizar o Modificar Registro. 41

5.4       Paso 1: Encargado del Tratamiento. 42

5.5       Paso 2: Canales de Atención al Titular 46

5.5.1   Agregar Canal 46

5.5.2   Editar Canales. 48

5.5.3   Cargar Archivo Listado de Canales. 50

5.5.3.1  Cómo crear un archivo plano tipo txt: 54

5.6       Paso 3: Política de Tratamiento de la Información. 57

5.7       Paso 4: Forma de Tratamiento. 58

5.8       Paso 5: Información contenida en la Base de Datos. 60

5.9       Paso 6: Medidas de seguridad de la información. 63

5.10    Paso 7: Autorización del Titular 65

5.11    Paso 8: Transferencia Internacional de Datos. 68

5.12    Paso 9: Transmisión Internacional de Datos. 69

5.13    Paso 10: Finalizar Registro de Información. 72

5.14    Constancia de Registro. 73

6.     REPORTE DE NOVEDADES.. 74

6.1       Reclamos presentados por los titulares. 75

6.2       Reporte de Incidentes de seguridad. 83

6.2.1.  Reporte de un Incidente de seguridad que afectó una base de datos no inscrita en el RNBD.. 85

6.2.2.  Reporte de un Incidente de seguridad que afectó una o más bases de datos  inscritas en el RNBD.. 89

6.2.3.  Reporte de un Incidentes de seguridad que afectó una o más bases de datos inscritas en el RNBD y al mismo tiempo otras no inscritas. 94

6.3       Registro de Eliminación de Base de Datos. 100

7.     SALIR.. 104

ANEXO 1. CÓDIGOS DIVISIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA.. 105

ANEXO 2. FINALIDADES.. 131

ANEXO 3. GENERACIÓN DEL RUT.. 136

ANEXO 4. AYUDA PARA LAS PREGUNTAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.. 141

ANEXO 5. CONCEPTOS PARA EL REPORTE DE INCIDENTES DE SEGURIDAD.. 148

 

 

 



 

1.    INTRODUCCIÓN

 

 

El manual de usuario contiene los lineamientos de uso del sistema Registro Nacional de Bases de Datos -RNBD-, en donde se describe cómo se debe ingresar y consultar la información.

 

OBJETIVOS DEL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD -

 

El Objetivo principal del RNBD es contar con un directorio público de las bases de datos personales sujetas a tratamiento que operan en el país, acorde con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia, cuya administración está a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

CONSIDERACIONES PREVIAS

 

Antes de iniciar el registro del usuario, para tener acceso al sistema es necesario que cuente con la siguiente información a la mano:

 

ü Conocer el correo electrónico que el Responsable del tratamiento de datos personales (persona natural, persona jurídica de naturaleza privada, sociedad de economía mixta o entidad pública) tiene inscrito en el Registro Único Tributario RUT.

 

ü Contar con el RUT expedido directamente en la plataforma de la DIAN con una vigencia inferior a 3 meses, el cual deberá subir al sistema al momento de hacer el registro inicial del Responsable del Tratamiento

 

 

ü Conocer quién tiene la administración del correo electrónico antes mencionado, el cual será el usuario y al que se enviará la clave de acceso y las notificaciones del resultado del registro de cada base de datos.

 

Igualmente, antes de registrar las bases de datos es preciso realizar el inventario de las bases de datos con información personal a cargo del responsable del tratamiento, bien sea en medio físico (papel) o electrónico (listas o archivos en cualquier formato, bases de datos relacionales, etc.). Al efectuar este inventario se debe obtener la siguiente información:

 

ü Cantidad de bases de datos con información personal.

 

ü Cantidad de titulares por cada base de datos.

 

ü Información detallada de los canales o medios que se tienen previstos para atender a los titulares.

 

ü Tipo de datos personales contenidos en cada base de datos a los que se realiza tratamiento, como: datos de identificación, ubicación, socioeconómicos, sensibles u otros.

 

ü Ubicación física de las bases de datos. Al respecto se preguntará si la base de datos se encuentra almacenada en medios propios, por ejemplo, archivadores o servidores (dependiendo de si se trata de un archivo físico o una base de datos electrónica), internos o externos a las instalaciones físicas del responsable.

 

ü Cuando el tratamiento de los datos personales se realice a través de un (unos) encargado (s) del tratamiento, se solicitarán los datos de identificación y ubicación de ese (esos) encargado (s).

 

ü Medidas de seguridad y/o controles implementados en la base de datos para minimizar los riesgos de un uso no adecuado de los datos personales tratados.

 

ü Información sobre si se cuenta con la autorización de los titulares de los datos contenidos en las bases de datos.

 

ü Forma de obtención de los datos (directamente del titular o mediante terceros).

 

ü Cuando se ha realizado transferencia o transmisión internacional de la base de datos, se solicitará la información básica del destinatario.

 

ü Si la base de datos se ha cedido, se solicitará se solicitará la información básica del cesionario.

 

Con el fin de entender los conceptos de la información anterior se deben tener en cuenta las definiciones y, en general, las normas contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario del sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015. Así mismo, se sugiere contar con la asesoría del personal técnico que administre las bases de datos, dependiendo de la complejidad del sistema de almacenamiento.

 

2.    GENERALIDADES

 

Para entrar a la aplicación requiere de los siguientes navegadores de internet:

-      Chrome  29.0.1547.76  o superior

-       Internet Explorer 8 o superior

-       Firefox 23.0.1 o superior

 

No olvide activar los mensajes emergentes en su navegador.

 

Ubique el RNBD a través de la página de la SIC www.sic.gov.co en la sección de “Protección de Datos Personales” – Subsección “Sobre la protección de datos personales”, al acceder al link del RNBD se accederá a la pantalla que le permitirá registrarse por primera vez o ingresar con los datos de usuario.

 

3.    REGISTRO DE USUARIO

 

3.1        Regístrese

 

Para el ingreso al RNBD se requiere de un usuario, contraseña e ingreso del código Captcha, el cual puede ser modificado por el usuario con la opción Haga clic para cambiar. Al digitar el Captcha se debe tener especial atención a los siguientes símbolos:

 

 image: Número cero “0”                                  image: Letra “O”

image : Número seis “6”                             image: Letra “G”

 

 

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En caso de que el navegador a utilizar sea Chrome, es necesario realizar la habilitación de las cookies. Para ello se deben seguir las instrucciones de Google Chrome.

Al dar click en el enlace Regístrese se abre una ventana emergente que muestra las dos opciones de registro, donde pregunta si quien va a realizar el Registro tiene  representación en Colombia y RUT expedido por la DIAN o al contrario, no tiene  representación en Colombia ni RUT como se presenta  a continuación:

 

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Nota: Si elige la opción “Representación en Colombia y RUT expedido por la DIAN” podrá seguir el procedimiento indicado en los numerales 3.1.1, 3.1.2, 3.1.3.1, 3.1.3.2,3.14 según corresponda el tipo de persona o naturaleza.

 

3.1.1.   Tipo de persona Jurídica

 

Una vez realizadas las acciones solicitadas en el punto ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. “Regístrese” el sistema mostrará la siguiente pantalla, en donde aparece una serie de opciones de acuerdo al tipo de persona (jurídica o natural), para el caso de seleccionar Persona Jurídica la naturaleza jurídica del responsable, es decir mixta, privada o pública.

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La validación de la información se realizará a través de los datos consignados en el RUT, para lo cual se debe cargar el archivo del RUT descargado directamente de la plataforma MUISCA de la DIAN, tal como se indica en el anexo 3 Generación del RUT de este Manual de Usuario.

 

 

 

 

 

 

 

3.1.2.   Naturaleza Jurídica Mixta

 

Una vez realizadas las acciones solicitadas en el punto ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. “Regístrese”, las sociedades de economía mixta son organismos autorizados por la ley, constituidos bajo la forma de sociedades comerciales con aportes estatales y de capital privado, que desarrollan actividades de naturaleza industrial o comercial conforme a las reglas de Derecho Privado, salvo las excepciones que consagra la ley. (Art. 97 Ley 489 de 1998)

 

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Para registrar este tipo de sociedades debe seleccionar tipo de persona Jurídica, luego aparecerán las opciones de naturaleza jurídica, donde sebe seleccionar la opción “mixta” de la pantalla “Registro Nuevo Usuario” Tenga en cuenta que en el campo NIT se debe ingresar sin dígito de verificación.

 

3.1.3.   Naturaleza Jurídica Privada

 

Una vez realizadas las acciones solicitadas en el punto ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. “Regístrese”, para registrar este tipo de sociedades debe seleccionar tipo de persona Jurídica, luego aparecerán las opciones de naturaleza jurídica, donde sebe seleccionar la opción “Privada de la pantalla “Registro Nuevo Usuario” Tenga en cuenta que en el campo NIT se debe ingresar sin dígito de verificación

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Al seleccionar jurídica o natural se despliegan los pantallazos conforme a los numerales 3.1.2.1 y 3.1.2.2, sin embargo, tenga en cuenta que previamente debe descargar directamente de la plataforma MUISCA de la DIAN el archivo del RUT, tal como se indica en el anexo 3 Generación del RUT de este Manual de Usuario, para que pueda seleccionar el archivo del RUT en el botón “Seleccionar archivo”.

 

3.1.3.1.     Persona Jurídica – Naturaleza Privada

 

Una vez realizadas las acciones solicitadas en el punto ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. “Regístrese”, para las personas Jurídicas, que se encuentren o no inscritas en cámara de comercio, que realicen tratamiento de bases de datos personales a las cuales les aplica la Ley 1581 de 2012; para inscribirse deben seleccionar tipo de persona: Jurídica y naturaleza jurídica: Privada. Una vez hayan descargado el archivo del RUT conforme al procedimiento descrito en el anexo 3 del presente Manual, seleccionan en el botón “Seleccionar archivo” ubican el archivo del RUT donde lo hayan almacenado, luego deben continuar diligenciando cada uno de los campos solicitados en la pantalla que se muestra a continuación del RNBD, el sistema realizará la validación de los mismos con los del RUT en forma automática y si existe alguna inconsistencia aparecerá el mensaje de error correspondiente.

 

 

 

 

 

 

 

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3.1.3.2.     Persona Natural

 

Descripción: C:\Users\c.epulgarin\Desktop\Captura.PNG
Una vez realizadas las acciones solicitadas en el punto ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. “Regístrese” , las personas naturales que realicen tratamiento de datos personales a las cuales les aplica la Ley 1581 de 2012 y que deseen inscribirse en el RNBD, teniendo en cuenta que el Decreto , deben seleccionar en Tipo de persona: Natural. Una vez han descargado el archivo del RUT conforme al procedimiento descrito en el anexo 3 del presente Manual, seleccionan en el botón “Seleccionar archivo” ubican el archivo del RUT donde lo hayan almacenado, luego debe continuar diligenciando cada uno de los campos solicitados en la pantalla que se muestra a continuación del RNBD, el sistema realizará la validación de los mismos con los del RUT en forma automática y si existe alguna inconsistencia aparecerá el mensaje de error.

 

 

Como se comentó anteriormente cualquier dato que presente inconsistencia con los registrados en el RUT será tomado como error.

Ejemplo:

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3.1.4.   Naturaleza Jurídica Pública

 

Una vez realizadas las acciones solicitadas en el punto ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. “Regístrese”, las entidades públicas que realicen tratamiento de datos personales a las cuales les aplica la Ley 1581 de 2012, para inscribirse en el RNBD, deben seleccionar en Tipo de persona: Jurídica y luego se debe seleccionar en Naturaleza Jurídica: Pública. Una vez han descargado el archivo del RUT conforme al procedimiento descrito en el anexo 3 del presente Manual, deben seleccionar en el botón “Seleccionar archivo” ubican el archivo del RUT donde lo hayan almacenado, luego debe continuar diligenciando cada uno de los campos solicitados en la pantalla que se muestra a continuación del RNBD, el sistema realizará la validación de los mismos con los del RUT en forma automática y si existe alguna inconsistencia aparecerá el mensaje de error correspondiente.

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3.1.4.1.         Entidades públicas sin NIT/RUT (subordinadas presupuestalmente)

 

Teniendo en cuenta que para llevar a cabo el proceso de registro, con el fin de validar los campos requeridos por el RNBD es necesario tener el documento del RUT - Registro Único Tributario-  original,  y ya que existen entidades públicas que no tienen RUT y se identifican con el NIT de la Entidad con mayor jerarquía que cuenta con la Personería Jurídica, que son las que tienen el NIT y el RUT, denominadas entidades principales cuando de ellas dependen presupuestalmente otras entidades públicas, las Entidades subordinadas o dependientes deberán solicitar las cuentas de usuario a las entidades Principales.

Paso 1.

Para crear los usuarios de las Entidades subordinadas, la Entidad principal debe, previamente, crear su propia cuenta de usuario de naturaleza jurídica pública en el RNBD, no es necesario que la Principal haya registrado alguna base de datos, solamente que haya creado el usuario; posteriormente tenga en cuenta los siguientes pasos:

·      El usuario de la Entidad Principal, desde su sesión deberá dar click en el módulo “ADMINISTRACION DE ENTIDADES SUBORDINADAS” como aparece a continuación:

 

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Paso 2.

Ya en el módulo, el usuario deberá dar click en la opción Administración de Entidades subordinadas y luego se deberá dar click en el botón “Adicionar” para habilitar más adelante el formulario para crear Entidades subordinadas como aparece en la siguiente imagen:

 

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Paso 3.

Ya en el formulario el usuario de la entidad Principal debe ingresar la información pertinente de aquellas “Entidades subordinadas” presupuestalmente de la principal:

Nota: El “Código interno” es opcional, este servirá como referencia si tiene una o muchas Entidades subordinadas a registrar (Este puede ser numérico o alfanumérico).

Las entidades subordinadas deben informar a las Entidades Principales, el correo electrónico y los datos para crear los usuarios, conforme se visualiza en el siguiente pantallazo.

Para el usuario que es el correo electrónico, se sugiere crear correos genéricos, con el nombre de la entidad más la sigla del RNBD, por ejemplo, sicrnbd@sic.gov.co, para lo cual la Entidad subordinada deberá tener o crear esta cuenta de correo previamente a la creación del usuario, ya que a ésta le llegará la primera contraseña de ingreso, la cual debe cambiar la primera vez que acceda al RNBD. En adelante, la Entidad Subordinada no dependerá de la Entidad Principal para ningún otro proceso en el RNBD y actuará como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, en forma autónoma.

 

 

Descripción: unnamed (1)

 

Una vez diligenciados todos los datos solicitados, el usuario de la entidad Principal deberá dar click en el botón “Guardar” para que el sistema envíe al correo correspondiente de la Entidad Subordinada, los datos de Usuario y Contraseña.

Paso 4.

El sistema se dirige de nuevo en el módulo de Entidades subordinadas donde quedarán en lista las entidades que vaya creando.

Paso 5.

Una vez la Entidad Dependiente ha recibido el usuario y contraseña creados por la Entidad Principal, ese usuario tendrá un nivel de usuario Responsable y por lo tanto podrá crear otros usuarios administradores y/u operativos tal como se muestra en el numeral 4.2 Administración de Usuarios y el Registro de las bases.

3.1.5.   Empresas Extranjeras sin representación en Colombia

 

Una vez realizadas las acciones solicitadas en el punto ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. “Regístrese” , las empresas extranjeras que realicen tratamiento de datos personales en Colombia a las cuales les aplica la Ley 1581 de 2012 y estén obligadas a inscribir las bases de datos en el RNBD y no cuenten con representación en el país (las Empresas extranjeras con representación en Colombia, deberán proceder conforme al numeral, para inscribirse deberán ejecutar los siguientes pasos:

1.  

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En la pantalla de ingreso al RNBD se deberá dar click al enlace “Regístrese” donde se desplegará una  ventana emergente en la cual deberá seleccionar la opción “No tengo representación en Colombia ni RUT”.

 

 

 

2.   Una vez se haya seleccionado la opción, se debe diligenciar completamente el formulario con la información solicitada:

 

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3.    Cuando se dé click en el botón “Guardar”, el sistema  enviará al correo del Responsable del tratamiento el correspondiente usuario y contraseña temporal

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para que pueda iniciar sesión, haga el cambio de clave y seleccione una pregunta de seguridad.

 

3.2         Envío de Contraseña al correo registrado

 

Una vez el sistema valida que los datos ingresados coincidan con los que están en el archivo del RUT, se envía la clave de ingreso al RNBD al correo registrado en el RUT al que se registró como correo electrónico del Responsable del Tratamiento, el cual podrá ser reemplazado después del primer ingreso al RNBD.

Cuando el usuario guarda su registro, el sistema le enviará al correo electrónico registrado en el campo correo electrónico del Responsable la clave provisional de ingreso al RNBD, la cual deberá cambiar cuando ingrese por primera vez al sistema.

 

La contraseña deberá estar conformada por al menos 6 caracteres combinando mayúsculas, minúsculas, letras, números y caracteres especiales (como por ejemplo: punto (.), punto y coma (;), porcentaje (%), pregunta (?), barra diagonal (/), más (+), asterisco (*), entre otros).

 

Una vez el usuario ha ingresado por primera vez al sistema, podrá cambiar el correo electrónico registrado inicialmente con el cual se validó, es decir, que podrá cambiar el nombre del usuario registrado y será al nuevo correo a donde el sistema enviará las notificaciones, para lo cual debe realizar el procedimiento descrito en el numeral 4.3 Cambiar usuario Responsable del Tratamiento.

3.3        Registrar dos o más Responsables cuyo correo electrónico en el RUT es el mismo

 

 

1.      Iniciar la validación en el sistema con el primer responsable como indica el punto 3.1 del presente manual de usuario, con el correo electrónico registrado en el RUT, a donde le llegarán los datos de usuario y clave provisional para que ingrese por primera vez y cambie la clave.

 

2.      Una vez ha ingresado, debe entrar a la opción de Responsable del Tratamiento y cambiar el correo electrónico del responsable en el campo que se muestra en la siguiente pantalla:

 

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3.    Guarde y cierre cesión

4.    Posteriormente puede ingresar al sistema a registrar las bases de datos de este primer Responsable con el correo y la clave que acaba de cambiar. Si olvida la contraseña, puede seleccionar la opción “Restablecer contraseña”. Nuevamente el dato de la nueva contraseña provisional le llegará al correo del Responsable del tratamiento que acaba de cambiar y deberá cambiarla la primera vez que entre al sistema.

5.    Una vez ha cambiado el correo electrónico del Responsable anterior, para registrar al segundo Responsable, debe volver a ejecutar los pasos 1, 2, 3 y 4 y así sucesivamente con los n Responsables que tengan el mismo correo electrónico registrado en el RUT, hasta realizar la validación de todos ellos. Tenga en cuenta que la primera vez le llegarán las contraseñas de todos los Responsables al mismo correo electrónico registrado en el RUT, identifique a cuál Responsable pertenecen los datos con la identificación del Nombre o razón social registrados que se indican en el mensaje.

6.      No olvide que el usuario final de cada Responsable del tratamiento es el correo electrónico que cambie en el paso 2.

 

 

3.4        Restablecer Contraseña

 

El sistema también le permite restablecer la contraseña, al hacer clic en esa opción.

 

 

 

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El sistema preguntará el correo electrónico al cual se debe enviar la nueva contraseña, que debe corresponder al correo previamente inscrito y pedirá que se ingrese el código de seguridad Captcha, como se muestra a continuación:

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Al hacer clic en Continuar el sistema verifica que el correo electrónico ingresado, que corresponde al usuario, se encuentre en el RNBD, en donde solicitará la respuesta a la pregunta de seguridad que seleccionó al inscribir el usuario por primera vez:

 

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Una vez haga clic en el botón Restablecer Contraseña, el sistema le enviará un correo electrónico con una clave temporal para su ingreso.

 

Con la validación finalizada, el usuario ingresa al RNBD, a los módulos de Inscripción de bases de datos y Administración de usuarios.

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El RNBD presenta un menú en la parte superior izquierda con los nombres de los módulos a los cuales el usuario (persona que realizará la inscripción de las bases de datos del Responsable del tratamiento) que tiene el deber de inscribir sus bases de datos en el RNBD tiene acceso. En la parte superior derecha presenta el nombre del usuario que está autenticado en el sistema y la opción de cerrar sesión. La información incluida en el sistema, podrá ser consultada por el usuario autorizado.

 

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También hay un menú en la parte lateral izquierda, donde se resalta en amarillo el paso que se encuentra diligenciando el usuario respecto de la Base de Datos que está inscribiendo:

 

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El sistema tiene un texto de ayuda genérico en cada paso en donde se describe de manera detallada la información:

 

 

 

 

 

 

 

3.4.1.   Restablecer Respuesta de seguridad

 

En caso de que no recuerde la respuesta se seguridad, para restablecer la misma, el usuario debe dar click en el enlace “Restablecer contraseña” que aparece en el login del RNBD.

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Una vez en el formulario, debe ingresar el correo electrónico del usuario y código de seguridad, tal como lo visualiza.

 

 

 

 

A continuación, debe dar click en el botón “continuar” para que el formulario habilite el campo para la respuesta de seguridad; si el usuario no la recuerda tendrá la opción de obtenerla presionando el botón “No recuerdo la respuesta”, el sistema enviará al correo registrado la respuesta de seguridad.

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3.5      Restablecer datos de usuario

 

 

A través de esta opción es posible dejar, bien sea el correo electrónico (usuario) y/o el nombre o razón social igual a los datos que se tienen registrados en el RUT, dependiendo de la opción que se seleccione:

Descripción: C:\Users\c.epulgarin\Desktop\Sin título.png

Nota: Las entidades públicas subordinadas, deberán realizar el restablecimiento del usuario a través de la Entidad principal.

 

3.5.1.   Restablecer Correo Electrónico

 

A través de esta opción será posible dejar el usuario igual al correo electrónico que tiene registrado en el RUT

Es necesario tener en cuenta que previamente se debe actualizar el RUT con los datos que desea restablecer, en este caso el correo electrónico.

Descripción: C:\Users\c.epulgarin\Desktop\Sin título.png

Para el debido restablecimiento del correo electrónico, es decir el Usuario principal o usuario responsable, debe dar click al enlace “Restablecer datos de usuario” que aparece en el login del RNBD.

 

 

Una vez en el formulario, se debe adjuntar el archivo del RUT actualizado, descargándolo directamente de la página de la DIAN, tal como se indica en el anexo 3 de este manual de usuario.

 

En la opción “Indique qué información desea restablecer” seleccione la opción “Correo Electrónico”.

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Posteriormente ingrese “Correo Electrónico Responsable del Tratamiento” y el código de seguridad correspondiente.

 

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Por último, debe dar click en el botón “Guardar” para que el sistema envíe al nuevo correo electrónico los datos de usuario y clave temporal, para proceder de acuerdo con lo indicado en el numeral 3.2 Envío de Contraseña al correo registrado.

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3.5.2.   Restablecer Nombre o Razón Social

 

Tenga en cuenta que previamente debe actualizar el RUT con los datos que desea restablecer en este caso el Nombre o Razón Social.

Para el restablecimiento de Nombre o Razón Social, debe dar click al enlace “Restablecer datos de usuario” que aparece en el login del RNBD.

Descripción: C:\Users\c.epulgarin\Desktop\Sin título.png

 

Una vez en el formulario se adjunta el RUT actualizado

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En la opción “indique qué información desea restablecer” se debe seleccionar la opción “Nombre o Razón Social”

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A continuación, se debe ingresar el código de seguridad, tal como se visualiza

 

Por último, debe dar click en el botón “Guardar”

 

 

 

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Si el usuario desea Restablecer “Correo electrónico” es decir el Usuario y “Nombre o Razón Social”, en la lista “indique qué información desea restablecer” debe seleccionar la opción “ambas” para restablecer los dos datos y continuar con el proceso.

 

 



4.    ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS

 

Para la administración de usuarios se debe ingresar por el módulo ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS, en el cual se presentan las opciones Cambiar contraseña y Administración de usuarios en el menú Seguridad, como se muestra a continuación:

 

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4.1  Cambiar Contraseña

 

El sistema también le permite cambiar la contraseña, al hacer clic en esta opción, donde se visualizan los campos para realizar el cambio de la contraseña, como se muestra a continuación:

 

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4.2        Administración de Usuarios

 

 

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Teniendo en cuenta el tamaño o las necesidades del Responsable, el sistema cuenta con tres (3) niveles de usuarios:

 

ü  Usuario Responsable (principal): Este usuario tiene habilitados todos los permisos para el proceso de registro incluyendo la posibilidad de finalizar el mismo, es decir, radicar la base de datos en el RNBD ante la Superintendencia y puede habilitar la cantidad de usuarios administradores y operativos que considere necesarios para el apoyo del registro de sus bases de datos, así mismo podrá realizar el registro de todas las novedades como Reclamos, Registro de eliminación de bases de datos o Incidentes de protección de datos. A este usuario se le remitirán todas las notificaciones del sistema, por ejemplo, cambios de contraseñas, no se ha completado el registro de una base o la radicación final de la base, etc.

 

ü  Usuario Administrador: Pueden existir varios usuarios administradores. Este, tiene permisos para registrar bases de datos, registrar novedades y crear usuario (s) Operativo (s) pero no recibe notificaciones del sistema.

 

ü  Usuario Operativo: Su función es incluir la información de las bases de datos en el Registro, no podrá crear otros usuarios, finalizar el registro de las bases de datos, registrar novedades de eliminación de base de datos o incidentes, ni recibirá ningún tipo de notificación.

 

Los usuarios mencionados anteriormente se administran por la opción Administración de Usuarios, donde se presenta un formulario para consultar los usuarios relacionados con un mismo Responsable y que se encuentran creados en la base de datos, como se muestra a continuación:

 

 

En caso de que se requiera crear un usuario, se hace clic en el botón Crear Usuario. En esta Opción se visualiza el siguiente formulario para su diligenciamiento:

 

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Cuando se selecciona el botón Guardar el sistema almacena en la base de datos la información registrada en el formulario. Se enviarán los datos de usuario y contraseña provisional al correo electrónico registrado, que será el usuario en el sistema RNBD.

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El sistema tiene validaciones automáticas que se mostrarán como campos en recuadro rojo cuando la información requerida no cumpla con los parámetros dispuestos. Por ejemplo, la longitud y formato del número de móvil, estructura del correo electrónico, longitud de teléfono fijo, etc. En cuanto al teléfono móvil o teléfono fijo, alguno de los dos (2) debe ser ingresado obligatoriamente.

 

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4.3      Cambiar usuario Responsable del Tratamiento

 

Para cambiar el nombre del usuario Responsable del tratamiento se debe entrar a la opción de Responsable del Tratamiento (numeral 5.2 del presente manual) y cambiar el correo electrónico del responsable en el campo que se muestra en la siguiente pantalla:

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No olvide siempre guardar y que el nombre de usuario final es el correo electrónico del responsable del tratamiento que acaba de cambiar.

 

 

5.    INSCRIPCIÓN DE LA BASE DE DATOS

 

 

5.1          Diagrama general de funcionamiento

 

Entrando por el módulo RNBD Inscripción de Bases de Datos se inicia el ingreso de información de la base de datos a registrar:

 

 

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A medida que el usuario ingresa la información solicitada, el sistema le mostrará el avance, paso a paso, como se observa a continuación.

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5.2           Responsable del Tratamiento

 

La inscripción inicia con el ingreso de los datos del Responsable del Tratamiento, de acuerdo con el siguiente menú:

 

 

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Una vez se hace clic en Responsable del Tratamiento, el usuario deberá ingresar la información solicitada del Responsable, quien es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los mismos, entendido éste como cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

En esta sección se cargará automáticamente la información básica suministrada inicialmente en el registro del usuario, de manera que solamente se debe completar la información solicitada en este formulario. La información ingresada al Registro se puede modificar hasta antes de finalizar el proceso de inscripción de cada base de datos, sin que se guarde registro de los cambios. Una vez finalice dicho proceso y el sistema le entregue el número de radicado de la inscripción de la base de datos, se podrán realizar actualizaciones o modificaciones, para ello el sistema conservará el histórico de la información registrada por cada radicado y sólo le permitirá realizar modificaciones sobre el último radicado. Una vez finalice los cambios se generará un nuevo radicado.

 

La información solicitada se muestra a continuación:

 

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Para seleccionar la actividad económica, puede buscar por el nombre de la actividad, una parte de este o por el código que aparece en el RUT.

 

Ingrese el valor de los activos totales en pesos corrientes (COP) de acuerdo con el último corte del año 2017.

 

En el botón Ver histórico el usuario puede visualizar los activos ingresados en diferentes actualizaciones realizadas a la base de datos, ya que una vez finalizada y radicada, no podrá modificarse este campo sino a través de la actualización del registro de la base de datos, por la opción “Modificar Registro”.

 

 

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Para registrar o modificar la dirección, se debe hacer clic en el botón Ingresar Dirección. Al momento de seleccionar esta opción, el sistema desplegará el formulario que se muestra a continuación:

 

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Se ingresan los datos que se visualizan en el formulario, para crear o modificar la dirección, posteriormente se selecciona el botón Aceptar para finalizar la creación o modificación del campo Dirección.

 

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En caso de que la ubicación geográfica corresponda a un centro poblado como Inspección de Policía o corregimiento Distrital o Municipal, lo debe indicar agregando un complemento con el centro poblado correspondiente y en el campo para el complemento se ingresará un espacio antes de oprimir el botón “adicionar otro complemento”.

 

El campo de correo electrónico del representante legal no se le solicitará a las personas naturales, en tal campo se inscribe un correo alternativo.

 

5.3          Inscribir Bases de Datos

 

Una vez se guarde la información relacionada con el Responsable del Tratamiento, podrá continuar con la sección Inscribir Bases de Datos.

 

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En esta sección se debe ingresar la cantidad de bases de datos con información personal respecto de las cuales el Responsable realiza Tratamiento. Éstas deben inscribirse de manera independiente cada una y el número se puede aumentar en cualquier momento, en caso de ser necesario. El sistema no permite disminuir el número de bases de datos si ya se encuentran inscritas o cuyo proceso de inscripción haya iniciado. En caso de que por error inicie el registro de una base de datos, antes de finalizarla estando en el módulo “Inscribir Base de Datos” ingrese por la opción “Borrar Registro”, en caso de que no le aparezca, debe presionar la tecla F5 para refrescar la página, esto hará que pueda visualizar el enlace y así proceder con la eliminación de la Base de Datos que desea.  Recuerde que sólo podrá eliminar bases de datos que se encuentren en modificación y no haya finalizado.

 

Inicialmente se permite registrar hasta 99 bases de datos, sin embargo, cuando se finalizan las 99, puede abrir un cupo hasta de 10 más, es decir 109, a medida que va finalizando de la 100 en adelante se habilita la cantidad de 10. Así, al finalizar la 100, podrá registrar hasta 110, etc.

 

Cuando ya ha finalizado una base de datos e inicie la modificación de la misma, desaparece para la base de datos ya radicada la opción modificar y solo podrá consultarla, sin embargo, si decide eliminar la modificación en proceso de registro por la opción “Borrar Registro”, se habilitará nuevamente para la base de datos ya finalizada la opción de modificar registro.

 

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En caso de disminuir el número de bases de datos a inscribir, si no se ha iniciado la inscripción, el sistema eliminará de la lista de “Pendientes” la cantidad de las bases de datos disminuidas de las pendientes por registrar.

 

Para iniciar la inscripción de una base de datos, se debe editar el registro correspondiente ingresando por la opción Continuar registro.

 

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Al hacer clic en Continuar Registro, el sistema desplegará el primer formulario para ingresar o modificar el Nombre y la Finalidad de la base de datos:

 

 

Nombre de la base de datos: Corresponde al nombre con el que el Responsable reconoce la base de datos, (el nombre es de libre elección por parte del Responsable).

 

Finalidad: Corresponde al propósito para el cual se recogen los datos personales. Se debe seleccionar una de las finalidades propuestas en la lista y complementar con el campo Descripción de la Finalidad, en el cual se debe explicar en qué consiste, de acuerdo con la finalidad señalada en la política de tratamiento de datos del Responsable. Cuando termine de llenar estos dos campos debe hacer clic en el botón

 

Agregar Finalidad. Es posible agregar más de una finalidad en caso de que la base de datos se utilice para más de un propósito. En caso de que no encuentre la finalidad a la que corresponde la base de datos puede comunicarse con el call center 5920400 la finalidad requerida (ver lista completa de finalidades en el anexo 2 del presente manual).

 

 

Cantidad de titulares de la base de datos: Corresponde a la cantidad de titulares o personas naturales cuyos datos personales almacene en la base de datos que está inscribiendo. No se trata de la cantidad de registros que se tengan de esos titulares o personas naturales. En consecuencia, si la base de datos tiene más de un registro relacionado con un mismo titular o persona natural, para efectos de este campo, ese titular o persona natural se contará una sola vez.

 

 

Norma: En caso de que la base de datos se construya como consecuencia de un mandato u orden dispuestos en una norma que así lo exija, se seleccionará “SI” a la pregunta “¿Existe alguna norma que le obligue a realizar tratamiento de estos datos?”, apareciendo los siguientes campos: Tipo de norma, Número y Año de expedición de la misma. En caso de no encontrar la opción requerida puede comunicarse con el call center 5920400.

 

 

Al terminar de diligenciar estos campos se selecciona la Opción Guardar y el sistema remite al usuario a la pantalla anterior, con los cambios realizados:

 

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Una vez se guarda la información del nombre y finalidad de la base de datos, se muestra el menú completo que conforma el módulo de RNBD Inscripción de bases de datos y dará inicio al paso 1, con la opción Encargado del Tratamiento.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A continuación, se muestra el menú del Registro:

 

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5.3.1      Actualizar o Modificar Registro

 

Para modificar o actualizar un registro finalizado se debe ingresar por la opción Modificar Datos y posteriormente aparecerá “Continuar registro” procediendo de la misma forma como en el paso 5.3 y subsiguientes en cada uno de los pasos de la inscripción. Tenga en cuenta que las bases de datos que aparecen en negrita son las bases de datos activas, sobre las cuales es posible realizar alguna de las operaciones disponibles como Continuar registro, Modificar Datos o Borrar registros. Para las demás, las que no aparecen en negrita, la única opción posible es la de Consultar Registro.


 

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5.4          Paso 1: Encargado del Tratamiento

 

En caso de que la base de datos que se está registrando tenga Encargados del Tratamiento, es decir, persona natural o jurídica, pública o privada, que realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, incluido(s) aquel (aquellos) que realiza(n) dicho Tratamiento fuera de Colombia, se registrarán los datos de éste(os) al hacer clic en el paso 1 Encargado del Tratamiento. Si la base de datos no tiene Encargados, puede continuar con el siguiente paso. Si en algún momento el tratamiento de la base de datos se entrega a un(os) Encargado(s), se deberá actualizar la información, agregando los datos solicitados. Recuerde que el Encargado no corresponde a la persona que dentro de la organización realice cualquier tratamiento a la base de datos, sino que es una tercerización de ese tratamiento.

 

El sistema mostrará la información por medio de una tabla. Cada registro podrá ser editado o eliminado. También se presentan los botones de Volver (regresar al paso anterior) y Agregar Encargado del Tratamiento. Los datos solicitados en la pantalla que se despliega se deben diligenciar tantas veces como número de Encargados del tratamiento tenga la base de datos. Cuando se realiza transmisión internacional de datos, se debe elegir la opción “Tiene domicilio fuera del país” y diligenciar el

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formulario dispuesto para el aefecto con la información del Encargado.

 

 

 

Para agregar un Encargado, el usuario deberá diligenciar los campos de la siguiente pantalla:

 

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Mediante el botón Cargar un archivo listado de encargados, es posible agregar encargados con domicilio en Colombia de forma masiva. Para el cargue es necesario crear un archivo tipo txt de acuerdo a la estructura relacionada a continuación y continuar con el siguiente paso.

 

En el punto 5.5.3.1 se muestra un ejemplo de cómo crear un archivo tipo txt.

 

Para los encargados con domicilio fuera del país la información debe agregarse en forma manual, aunque puede editar los cargados mediante archivo plano y actualizar cualquier dato, incluyendo la del domicilio.

 

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Estructura del archivo para el cargue masivo de encargados:

 

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Nota: Los campos que son obligatorios, deben tener un valor en el archivo, es decir si alguno aparece en blanco, el archivo no se cargará. Los tipos alfanuméricos significan que aceptan letras, números y/o caracteres especiales.

 

Código y Tipo de Documento:

 

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Nota: En caso de no encontrar la opción requerida puede comunicarse con el call center (571) 5920400.

 

En el campo ciudad se deben utilizar los códigos conforme al Anexo 1 del presente manual.

 

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Una vez se han almacenado los encargados es posible modificar la información registrada mediante las opciones Editar o Eliminar con los íconos correspondientes, tal como se indica en la gráfica. El sistema no permitirá su eliminación cuando exista información asociada al encargado, por ejemplo, canales de atención a los titulares y/o políticas de tratamiento de la información, por lo que antes deberá eliminarse la información registrada desde el último paso que se cargó, hasta llegar a los datos del encargado.

 

 

 

5.5           Paso 2: Canales de Atención al Titular

 

 

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Una vez ha ingresado la información del(los) Encargado(s), debe hacer clic en el botón Continuar, para seguir con la inscripción de los Canales de Atención al Titular, es decir, los distintos medios que el Responsable y el(los) Encargado(s) han puesto a disposición de los titulares para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

 

Debe tenerse en cuenta que para continuar es obligatorio diligenciar no solamente los canales habilitados por el Responsable sino también los de cada uno de los Encargados inscritos. En el caso en que los canales de los encargados sean comunes a los del responsable, se deben registrar los mismos en cada encargado.

 

 

 

5.5.1      Agregar Canal

 

Esta opción permite inscribir uno por uno los canales de atención a los Titulares o los medios que el Responsable y el(los) Encargado(s) han puesto a disposición de éstos para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

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Al hacer clic en Agregar Canal, el usuario debe seleccionar el tipo de canal y el canal.  Dependiendo del Canal que seleccione el sistema solicitará información adicional.

 

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Si el Canal es Fax, el sistema solicitará el Número de Fax:

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Si el Canal es Correo Electrónico, el sistema solicitará el correo electrónico:

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Si el Canal es Punto de Atención Personal, el sistema solicitará la siguiente información:

 

 

Si el Canal es Aplicación Movil, el sistema solicitará la direccion URL de la aplicación móvil. Si el Canal es Sitio Web, solicitará la dirección del sitio web y de igual forma para los canales Teléfono Fijo y Teléfono Movil.

 

Una vez efectúe el registro de los Canales de Atención al Titular el sistema mostrará la siguiente pantalla, en donde el usuario podrá editar los canales o eliminarlos.

 

Nota: En caso de no encontrar la opción requerida puede comunicarse con el call center (571) 5920400.

 

5.5.2      Editar Canales

 

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Mediante el ícono Editar es posible realizar la modificación de los canales:

 

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Al seleccionar el ícono de Editar, el sistema precarga la información de la siguiente manera:

 

Al realizar la modificación de los datos y seleccionar la Opción Guardar, el sistema almacena los datos y regresa a la pantalla principal con la información actualizada.

 

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Al igual que para la modificación, el sistema proporciona la opción de Eliminar los canales:

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El sistema genera un mensaje de confirmación al usuario con el fin de validar la eliminación del registro. En caso de Aceptar, el sistema realizará la eliminación del  canal y actualizará la tabla. Si por el contrario se cancela el mensaje, el sistema mantendrá la información como se encontraba incialmente.

 

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5.5.3      Cargar Archivo Listado de Canales

 

En el paso 2 Canales de atención al titular, podrá cargar los canales de manera masiva, tanto del Responsable como de los Encargados registrados, por medio del cargue de un archivo plano, de acuerdo con la estructura adelante relacionada. En el numeral 5.5.3.1 se muestra un ejemplo de cómo crear un archivo tipo txt.

 

La información que se sube por archivo es incremental, esto es, que se agregarán como nuevos canales cada vez que se cargue el archivo. En caso de que se requiera reemplazar la información de los canales, se debe eliminar el canal que se desea reemplazar.

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Al igual que en los formularios anteriores, existe la opción Editar para cada uno de los registros, con el fin de modificarlos.

 

Al momento de hacer clic sobre la Opción Cargar Archivo Listado de Canales, se desplegará el siguiente formulario para realizar la carga: 

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Posterior a realizar la selección del archivo, se debe hacer clic en la opción Cargar Archivo.

 

 

 

 

 

 

 

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La extensión del archivo debe ser (.txt) y debe tener la siguiente estructura:   

 

Descripción: C:\Users\dgil\Downloads\Captura3.PNG

 

 

En el numeral 5.5.3.1 se muestra un ejemplo de cómo crear un archivo plano tipo txt.

 

Dependiendo del tipo de canal, los campos serán exigibles conforme a la estructura anterior. Los códigos para cada campo son:

 

Código y Descripción de Canales:

 

 

40

Punto Atención Personal (PAP). Corresponde a puntos físicos de atención personalizada, para los cuales se solicitarán los demás campos como: ciudad, tipo de punto de atención, dirección, teléfono fijo, teléfono móvil (alguno de los dos es obligatorio), fax, correo electrónico y sitio web.

41

Teléfono fijo (indicativo-número)

42

Teléfono móvil

43

Fax

44

Correo electrónico

45

Sitio Web

46

Aplicación Móvil

 

 

 

 

Código y Descripción de Tipo de Punto de Atención Personal (PAP):

 

2

Almacén

3

Local

47

Oficina

48

Sucursal

 

 

Código y Tipo de Documento:

 

1

Cédula de Ciudadanía

2

Número de Identificación Tributaria (sin dígito de verificación)

3

Cédula de Extranjería

4

Pasaporte

5

Documento Extranjero

 

 

 

Nota: En caso de no encontrar la opción requerida puede comunicarse con el call center (571) 5920400.

 

Códigos para Ciudad:

 

Para información de ciudades, en el anexo 1 se adjuntan los códigos de la División Política del DANE (DIVIPOLA).

         

Ejemplo de un archivo plano para cargar canales después de seguir el ejemplo del numeral 5.5.3.1:

         

2;9001254;40;05059;47;CL 26 1-15;1-1234568;1234567891;1-1234567;nit@gmail.com;www.eltiempo.com

2;9001254;41;05030;;;;;;;

2;9001254;42;05059;47;CL 26 1-15;1-1234568;;1-1234567;nit@gmail.com;www.eltiempo.com

;;43;05059;47;CL 26 1-15;1-1234568;1234567891;;nit@gmail.com;www.eltiempo.com

;;44;05059;47;CL 26 1-15;1-1234568;1234567891;1-1234567;;www.eltiempo.com

;;45;05059;47;CL 26 1-15;1-1234568;1234567891;1-1234567;nit@gmail.com;

;;46;05059;47;CL 26 1-15;1-1234568;1234567891;1-1234567;nit@gmail.com;www.eltiempo.com

 

Notas importantes:

 

Cada campo de la estructura del archivo que se va a cargar está diferenciado por un punto y coma (;) de manera que si no se requiere el campo, éste debe estar en blanco, pero se respetará el lugar y el orden del mismo. Deben existir todos los campos de la estructura, es decir, siempre habrán 11 campos separados por punto y coma.

 

Los tipos y números de documentos deben coincidir con los ya inscritos en el RNBD de los encargados. Para cargar canales de los responsables los dos primeros campos se dejarán en blanco como se observa en el ejemplo a partir del cuarto registro.

 

Todos los campos serán validados de acuerdo con el tipo de dato, el tamaño (caracteres), los códigos válidos y su obligatoriedad. En caso de que no cumplan con los parámetros exigidos, al subir el archivo aparecerán mensajes de error como los siguientes:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Recuerde que no es necesario cargar archivos planos y que puede hacer el cargue para cada canal de manera manual.

 

5.5.3.1  Cómo crear un archivo plano tipo txt:

 

Existen muchas herramientas para crear archivos planos tipo txt, aquí se explicará la forma más sencilla de hacerlo, apartir de una hoja de cálculo Excel:

 

Paso No. 1

 

El archivo de Excel solo debe contener una (1) hoja con todos los datos. Inicialmente puede incluir los encabezados como guía para ubicar cada campo en el orden correcto, línea que posteriormente se debe borrar, como se indicará adelante.

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Paso No. 2

 

Cuando esté seguro que todos los campos existen, borre la línea de títulos y guarde los datos. Ingrese por Archivo - Guardar Como y elija tipo CSV (delimitado por comas) *.cvs e ingrese un nombre para el archivo.

 

 

 

Paso No. 3

 

Pulse Aceptar para guardar, aparecerá un mensaje en el que se debe hacer clic en Sí.

 

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Paso No. 4

 

Cuando el sistema le pregunte si guarda los cambios efectuados, seleccione “No guardar”.

 

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Paso No. 5

 

Utilice el explorador para ubicar el archivo creado. Abra el archivo EXCEL guardado en Bloc de Notas (Utilice clic derecho).

 

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Paso No. 6

 

Finalmente guárdelo con otro nombre como un archivo de texto tipo TXT, asegúrese que la codificación sea ANSI.

 

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5.6       Paso 3: Política de Tratamiento de la Información

 

Finalizado el registro de canales, se inicia el cargue de la Política de Tratamiento de la Información, aquí se cargarán, una por una, según corresponda, las políticas de Tratamiento de datos personales de los Responsables y, si cuenta con ella, la de los Encargados. Con tan solo cargar las políticas del Responsable se habilitará la opción “Continuar”. Dichas políticas deben incluir, por lo menos, la información señalada en el Artículo 2.2.2.25.3.1 Sección 3 Capítulo 25 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Para cargar el archivo se debe tener en cuenta que solo se admiten archivos con el tipo de extensión pdf. El tamaño máximo del archivo será de 2MB y deberá cargarse con un texto legible y sin clave de lectura.

 

5.7       Paso 4: Forma de Tratamiento

 

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Una vez cargada la Política de tratamiento de la información, tanto del Responsable de la Base de Datos como de (los) Encargado(s), en caso de que se incriban Encargados, el usuario deberá hacer clic en Continuar, para seguir con el registro de la Forma de Tratamiento de la base de datos, donde se indicará si la base de datos tiene un tratamiento manual o automatizado y la ubicación física de la misma (como se observa en la lista desplegable, no se requiere la ubicación específica de la base de datos). Las bases de datos manuales o archivos son aquellos cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física. Las bases de datos automatizadas son aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas electrónicas o informáticas.  En caso de que una base de datos que se maneja en medio electrónico tenga un respaldo en archivo físico se entenderán como dos bases de datos diferentes, por lo tanto se deberán inscribir cada una en forma independiente, ya que la disposición, medidas de seguridad o controles implementados aplican de manera diferente según la forma de tratamiento.

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Si la opción de Ubicación de la Base de Datos es Servidor Externo Propio, Servidor Externo Propio a cargo de un tercero o Servidor Externo a cargo de un tercero el sistema mostrará una lista para seleccionar el país o países y presionando el botón “Agregar País” para añadir el o los países en donde se encuentra(n)  ubicado(s) el (los) servidores en donde se encuentre la Base de Datos, se debe seleccionar en caso de contar con dicha información.

 

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Nota: En caso de no encontrar la opción requerida en las listas desplegables puede comunicarse con el call center (571) 5920400.

 

 

5.8       Paso 5: Información contenida en la Base de Datos

 

El usuario deberá registrar la Información contenida en la base de datos, para lo cual deberá seleccionar las subcategorías de datos almacenados en la base de datos, las cuales se encuentran agrupadas por categorías de acuerdo con su naturaleza, con el fin de facilitar la inscripción de los datos. En caso de que no encuentre alguna categoría o subcategoría de datos que contenga una base de datos se debe informar al Contact Center 5920400 indicando claramente la información que se debería agregar en las categorías y/o subcategorías.

 

La primera categorías de datos es obligatoria, es decir que se debe indicar si la base contiene datos de personas mayores y/o menores de 18 años.

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Es de anotar que los datos de cada subcategoría son complementarios y describen aspectos diferentes de la categoría, así, en la categoría datos de Identificación, los datos biométricos son diferentes a los datos morfológicos pero se complementan, el color del iris es diferente al dato biométrico iris, por lo tanto se deben marcar todas las subcategorías que describan los tipos de datos contenidos en la base de datos a registrar, adicionalmente los ejemplos son solo descriptivos, es decir, si solo se tiene uno de ellos, debe seleccionarse esa casilla sin importar que los demás no correspondan a los datos que se estén registrando.

 

 

5.9       Paso 6: Medidas de seguridad de la información

 

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Una vez se guarde la información y se haga clic en Continuar, el sistema mostrará el paso 6, Medidas de Seguridad de la Información, en donde el usuario podrá seleccionar los controles implementados por el Responsable del Tratamiento para garantizar la seguridad de la base de datos que está registrando, para lo cual hará clic en el recuadro que se encuentra frente a cada una de las medidas, si las ha implementado. En caso contrario, dejará en blanco dicha casilla. Ver anexo 4. Ayuda para las preguntas de seguridad de la Información.

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Al guardar la información y hacer clic en Continuar, el sistema muestra el paso 7, Autorización del Titular.

 

5.10   Paso 7: Autorización del Titular

Cuando se requiera autorización para el tratamiento de los datos personales y se cuente con ella, se debe seleccionar la opción SI, de lo contrario, se debe seleccionar NO. Si se cuenta con autorización de los titurales sólo en algunos casos, deberá

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seleccionar la opción ALGUNOS CASOS. Cuando no sea necesaria la autorización, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, se deberá seleccionar, dentro de las opciones dispuestas, la(s) causal(es) que corresponda:

 

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En caso de seleccionar (ALGUNOS CASOS/NO) el sistema genera el campo Causales de Exoneración:

 

 

Tambien se debe seleccionar la forma como se han obtenido los datos, para ello se debe escoger una opción de la lista de posibles respuestas. Posterior al ingreso de los parámetros de entrada, es necesario hacer clic en el botón Agregar con el fin de ver reflejados los datos en la Sección Forma de Obtención de los datos. En caso de tener más de una forma de obtener los datos puede seleccionar otra opción de la lista y hacer clic nuevamente en el botón Agregar.

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En caso de requerir la eliminación de algún registro de la forma de obtención de los datos, se debe hacer clic sobre el ícono Eliminar, del registro que se requiere eliminar:

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El sistema generará un mensaje informativo al usuario con la confirmación de la eliminación del registro. Si selecciona Aceptar, el sistema elimina el registro y realiza la actualización de la tabla. En caso de Cancelar la eliminación del registro, el sistema deja la información como se tenía incialmente:

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Al Guardar la información y hacer clic en Continuar, el sistema muestra el paso 8 Transferencia Internacional de Datos.

 

5.11   Paso 8: Transferencia Internacional de Datos

En caso que el Responsable realice transferencia internacional de los datos personales contenidos en la base de datos que está registrando se debe hacer clic en el botón Agregar Destinatario y diligenciar sus datos, así como los demás campos solicitados en el formulario y hacer clic en el botón Guardar. En caso contrario debe hacer clic en el botón Continuar.  

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Al hacer clic en Continuar el sistema muestra el paso 9 Transmisión Internacional de Datos.

 

 

5.12   Paso 9: Transmisión Internacional de Datos

 

Cuando el Responsable realice transmisión internacional de los datos personales contenidos en la base de datos que está registrando debe hacer clic en el botón Agregar Destinatario y diligenciar sus datos así como los demás campos solicitados en el formulario y hacer clic en el botón Guardar. En caso contrario debe hacer clic en el botón Continuar.  

 

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En caso de que la transmisión se exceptúe de la prohibición de acuerdo con las causales contempladas en la norma podrá seleccionar una de ellas en el campo para ello dispuesto:

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De lo contrario podrá seleccionar si tiene contrato de transmisión, de no contar con este, se le preguntará por la declaración de conformidad, en caso de no contar con ninguno de estos requisitos aparecerá una advertencia sobre el riesgo en materia de protección de datos, para que solicite la declaración de Conformidad ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

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Una vez se guarda la información y hace clic en Continuar, el sistema muestra el paso 10 Finalizar Registro de informacion.

 

 

 

5.13   Paso 10: Finalizar Registro de Información

Al seleccionar la opción Finalizar Registro el sistema genera el número de radicación del registro de la base de datos.

 

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Si está seguro de finalizar la base de datos debe seleccionar el botón “Finalizar Registro”, en caso contrario, puede devolverse paso a paso para verificar y si es necesario, modificar información registrada en cada uno de los pasos del Registro.

Recuerde que el usuario operativo no tendrá la posibilidad de finalizar las bases de datos.

 

5.14   Constancia de Registro

Una vez finalizadas las bases de datos, las Entidades Públicas podrán descargar una constancia de Registro de Bases de Datos, a través del botón “Generar constancia” en la opción Inscripción de Bases de Datos, como se muestra a continuación:

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Esta constancia tendrá validez hasta el 31 de marzo del siguiente año, fecha en la cual, las bases de datos deben ser actualizadas.

Para su validación por parte de cualquier ciudadano o Entidad competente se genera un código QR el cual podrá escanear por medio de un dispositivo móvil, a través de la App que el interesado desee utilizar, ésta descargará la misma constancia para que pueda verificar los datos consignados en ella,  tal como se muestra a continuación:

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Nota: Esta constancia también podrá ser descargada por aquellos Responsables a quienes no les llegue el radicado oficial de Registro. Situación que es reconocida por el sistema y les aparecerá automáticamente la opción de generar la constancia por este motivo. De no tener habilitada la opción, significa que el radicado ya fue enviado a los correos registrados en el RNBD.

 

6.    REPORTE DE NOVEDADES

 

Para registrar una novedad, el usuario en su sesión debe dirigirse al módulo “Inscribir Bases de Datos” y posteriormente dar click en el botón Reporte de Novedades como aparece a continuacion:

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Una vez en la opción “Reporte de Novedades” se habilitarán dos opciones, como lo muestra la siguiente imagen: “Reclamos presentados por los titulares” y ”Registro de Novedades de Eliminacion de Base de Datos”  los cuales se explicarán más adelante:

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6.1   Reclamos presentados por los titulares

 

Para registrar un reclamo debe hacer click en el botón “Reclamos presentados por los titulares” en las opciones de “Reporte de Novedades” como se ve a continuación:

 

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Una vez en la opción de “Reclamos presentados por los titulares” debe dar click en el botón “Adicionar información de Reclamos”:

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El sistema habilitara el formulario “Agregar Nuevo Reporte de Reclamos” en donde le permitirá registrar el (los) reclamo (s) ingresando los datos de año, periodo a reportar, tipo y detalle del reclamo, y cantidad de reclamos, como se muestra a continuación:

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En el Campo Cantidad de Reclamos se debe ingresar el número correspondiente y dar click en el botón Agregar:

 

Esto con el fin de que el formulario liste la información como aparece en el siguiente pantallazo:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Por último, el usuario deberá chulear si ¿Está completamente seguro de Radicarlo? y luego dar click Guardar, donde el sistema confirmará su solicitud.

 

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También es posible cargar la información de los reclamos de manera masiva mediante un archivo plano tipo txt, por la opción Cargar Información de Reclamos. En el numeral 5.5.3.1 se muestra un ejemplo para generar un archivo plano tipo txt.

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El archivo a cargar debe tener separado cada campo por el carácter punto y coma (;) y es necesario tener en cuenta la siguiente estructura:

 

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Nota: Todos los campos son obligatorios, es decir, si alguno aparece en blanco el archivo no se cargará.

Nota 2: Solo se podrá cargar un período por cada archivo plano, no se podrán subir archivos del siguiente tipo:

Ejemplo:

Cuadro de texto: 2017;2;3201;1
 2018;1;403;10
 2018;2;301;8

 

 

Así, la primera fila del anterior ejemplo corresponde a que:

En el segundo período del año 2017 se presentó un (1) reclamo con código 3201 que según la tabla, es CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO AL ACCESO A LA INFORMACIÓN y está relacionado con “Permitir el acceso a la información a personas no autorizadas”. Pero la segunda y la tercera corresponden a otros períodos.

 

TIPO Y DETALLE DE RECLAMO LEY 1581 DE 2012

 

Código

Tipo/Detalle

1

CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DEL EJERCICIO DEL DERECHO DE HÁBEAS DATA

101

Garantizar el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data

2

CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO

201

Contar con la autorización previa, expresa e informada para el tratamiento

202

Suministrar información al encargado sin contar con la autorización del titular

203

Conservar la autorización otorgada por el titular

3

CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN Y LOS DERECHOS DEL TITULAR

301

Informar al titular la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten

302

Informar al titular la finalidad específica del tratamiento

4

CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

401

Conservar con la debida seguridad los registros almacenados

402

Verificar que el encargado respetará las condiciones de seguridad y privacidad de la información

403

Exigir al encargado respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información

5

CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN

501

Suministrar información fraccionada e incompleta

502

Suministrar información inexacta

6

CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

601

Actualizar oportunamente la información en las bases de datos

602

Contar con las medidas necesarias para garantizar que la información suministrada se mantenga actualizada

7

CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA RECTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

701

Rectificar inmediatamente la información incorrecta 

702

Comunicar al encargado la rectificación de la información

8

CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

801

Atender integralmente y de fondo el derecho de petición

802

Suministrar una respuesta congruente con lo solicitado

803

Suministrar respuesta oportuna a la petición

9

CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DEL MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

901

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento de la ley

902

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos en materia de atención de consultas y reclamos

10

CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA INSCRIPCIÓN DE LA LEYENDA

1001

Informar al encargado que la información se encuentra en discusión por parte del titular

11

CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DEL DEBER DE INFORMAR A LOS TITULARES COMO SE ESTÁ UTILIZANDO SU INFORMACIÓN

1101

Informar al titular sobre el uso dado a su información

1102

Informar al titular sobre el uso dado a su información dentro de la oportunidad legal

12

CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DEL DEBER DE INFORMAR SOBRE VIOLACIONES A LOS CÓDIGOS DE SEGURIDAD

1201

Informar a la autoridad sobre la violación a sus códigos de seguridad

1202

Informar a la autoridad sobre un riesgo en la administración de la información

13

CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LAS  INSTRUCCIONES Y REQUERIMIENTOS

1301

Cumplimiento de las instrucciones impartidas por la Superintendencia

14

CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

1401

Contar con políticas de tratamiento de información

1402

Contenido de la información mínima exigida en la política de tratamiento por el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015

1403

Comunicar oportunamente a los titulares los cambios sustanciales en las políticas de tratamiento

15

CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DEL AVISO DE PRIVACIDAD

1501

Incluir el aviso de privacidad cuando era procedente

1502

Contenido de la información mínima exigida en el aviso de privacidad por el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015

1503

Conservar el modelo del aviso de privacidad

16

CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA INFORMACIÓN SENSIBLE

1601

Tratar información sensible sin autorización del titular

1602

Condicionar una actividad o servicio al suministro de información sensible

17

CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA INFORMACIÓN DE NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES

1701

Tratar información de los menores sin autorización de sus representantes legales

1702

Tratar información de los menores sin asegurar el respeto de sus derechos fundamentales ni su interés superior

18

CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DEL DEBER DE INFORMACIÓN AL TITULAR

1801

Informar al titular la dirección física o electrónica y el teléfono del responsable

1802

Informar al titular el carácter facultativo de las respuestas relacionadas con información de menores

1803

Informar al titular el carácter facultativo de las respuestas relacionadas con información sensible

1804

Informar al titular cuáles de los datos objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de su tratamiento

19

CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE INFORMACIÓN

1901

Transferir información a países que no cuentan con niveles adecuados de protección de datos personales

1902

Suscribir contrato de transmisión de datos personales

1903

Contenido de las estipulaciones mínimas en el contrato de transmisión de datos personales señaladas en el Decreto único reglamentario 1074 de 2015

20

CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA LIMITACIÓN TEMPORAL AL TRATAMIENTO

2001

Suprimir la información una vez se cumpla la finalidad de la recolección

21

CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

2101

Implementar mecanismos o procedimientos para recolectar, usar, almacenar, circular o suprimir la información

2102

Utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar el tratamiento de información

22

CONTRA EL RESPONSABLE - RESPECTO DE LOS MEDIOS PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO

2201

Designar a un responsable o área que dé trámite a las solicitudes de los titulares

23

CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DEL EJERCICIO DEL DERECHO DE HÁBEAS DATA

2301

Garantizar el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data

24

CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

2401

Conservar con la debida seguridad los registros almacenados

25

CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LA RECTIFICACIÓN O SUPRESIÓN DE LA INFORMACIÓN

2501

Rectificar inmediatamente la información incorrecta 

2502

Suprimir la información oportunamente

26

CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LA ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

2601

Actualizar oportunamente la información en las bases de datos

27

CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

2701

Atender integralmente y de fondo el derecho de petición

2702

Suministrar una respuesta congruente con lo solicitado

2703

Suministrar respuesta oportuna a la petición

28

CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DEL MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

2801

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento de la ley

2802

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos en materia de atención de consultas y reclamos

29

CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LA INSCRIPCIÓN DE LA LEYENDA RECLAMO EN TRÁMITE

2901

Registrar en la base de datos la inscripción de la leyenda reclamo en trámite dentro de la oportunidad legal

2902

Registrar en la base de datos la inscripción de la leyenda "reclamo en trámite".

30

CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LA INSCRIPCIÓN DE LA LEYENDA INFORMACIÓN EN DISCUSIÓN JUDICIAL

3001

Insertar la inscripción de la leyenda información en discusión judicial dentro de la oportunidad legal

3002

Insertar la inscripción de la leyenda "información en discusión judicial"

31

CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LA CIRCULACIÓN DE LA INFORMACIÓN

3101

Circular información controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio

32

CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO AL ACCESO A LA INFORMACIÓN

3201

Permitir el acceso a la información a personas no autorizadas

33

CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DEL DEBER DE INFORMAR SOBRE VIOLACIONES A LOS CÓDIGOS DE SEGURIDAD

3301

Informar a la autoridad sobre la violación a sus códigos de seguridad

3302

Informar a la autoridad sobre un riesgo en la administración de la información

34

CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LAS  INSTRUCCIONES Y REQUERIMIENTOS

3401

Cumplimiento de las instrucciones impartidas por la Superintendencia

35

CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LA INFORMACIÓN SENSIBLE

3501

Tratar información sensible sin autorización del titular

3502

Condicionar una actividad o servicio al suministro de información sensible

36

CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LA INFORMACIÓN DE NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES

3601

Tratar información de los menores sin autorización de sus representantes legales

3602

Tratar información de los menores sin asegurar el respeto de sus derechos fundamentales ni su interés superior

37

CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DEL DEBER DE INFORMACIÓN AL TITULAR

3701

Informar al titular la dirección física o electrónica y el teléfono del responsable

3702

Informar al titular el carácter facultativo de las respuestas relacionadas con información de menores

3703

Informar al titular el carácter facultativo de las respuestas relacionadas con información sensible

3704

Informar al titular cuáles de los datos objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de su tratamiento

38

CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LA LIMITACIÓN TEMPORAL AL TRATAMIENTO

3801

Suprimir la información una vez se cumpla la finalidad de la recolección

39

CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

3901

Implementar mecanismos o procedimientos para recolectar, usar, almacenar, circular o suprimir la información

3902

Utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar el tratamiento de información

40

CONTRA EL ENCARGADO - RESPECTO DE LOS MEDIOS PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO

4001

Designar a un responsable o área que dé trámite a las solicitudes de los titulares

Una vez el usuario ha finalizado el registro de los reclamos en el sistema, se enviará un correo electrónico con el radicado y un resumen de lo que se registró.

 

 

 

6.2   Reporte de Incidentes de seguridad

Para registrar un incidente en el módulo de “INCIDENTES – Incidentes de Seguridad”, el usuario debe hacer click en el sub-módulo “Incidentes de Seguridad” y después en el botón “Registrar Nuevo Incidente de Seguridad” como se observa a continuación:

Ver anexo 5. Conceptos para el reporte de Incidentes de seguridad.

Este procedimiento va dirigido a:

       Sujetos obligados (Empresas que superan los 100.000 UVT´s en activos)

       Sujetos no Obligados (Empresas que no superan 100.000 UVT´s en activos y Personas Naturales)

Cuando se inicie sesión de un sujeto no obligado, ya sea si, el usuario se encontraba registrado con anterioridad o está recientemente registrado, el sistema le arroja la siguiente ventana emergente:

 

image

 

·      Tenga en cuenta que si es un usuario recién creado, es necesario completar primero la información que aparece en el módulo “Responsable del tratamiento” antes de hacer el proceso para registrar incidentes.

Después de dar click en el botón “Continuar con el incidente” de la ventana emergente, podrá seguir con los pasos en el botón “Registrar Nuevo incidente de Seguridad “como se observa en el siguiente pantallazo:

image

A continuación, se explicarán los tres (3) casos que se pueden presentar durante el reporte de los incidentes relacionados con Datos Personales:

 

 

6.2.1.   Reporte de un Incidente de seguridad que afectó una base de datos no inscrita en el RNBD

 

Caso 1: Si se va a registrar un incidente que afectó a una o más Base(s) de Datos que no se encuentra(n) inscrita(s) en el RNBD, deberá ejecutar el siguiente procedimiento (Solo aplica para sujeto No Obligado a registrarse en el RNBD, los sujetos obligados a realizar la inscripción en el RNBD, deben registrar primero la base de datos a través del módulo del RNBD - Inscripción):

 

1.      El Usuario deberá seleccionar la opción “Otra base de Datos” la cual habilitará un cuadro de texto donde se ingresará el título de la Base de Datos y posteriormente se dará click en el botón “Agregar” cuantas veces se necesite para relacionar la(s) Base(s) de Datos no registradas en RNBD que quiera relacionar en el Incidente, como se muestra en el siguiente pantallazo:

image

 

 

2.      Se listarán las Bases no Registradas en la parte inferior del módulo y luego se debe dar click en el botón “Continuar”:

 

 

image

 

 

3.      En el siguiente paso del módulo de incidentes, el usuario deberá escoger el tipo de información relacionada a esa base de Datos no registrada.

 

image

image

 

    Cuando ya haya seleccionado las categorías de información que contiene la base de datos afectada por el incidente, debe dar click en el botón “Continuar”.

 

4.    En el siguiente paso del módulo de incidentes se debe ingresar la información solicitada en el formulario (para mayor claridad ver definiciones y conceptos en el anexo 5CONCEPTOS PARA EL REPORTE DE INCIDENTES DE SEGURIDAD):

image

 

    Se debe tener en cuenta que la cantidad de titulares afectados no puede superar la sumatoria de cantidad de titulares contenida en la(s) Base(s) de Datos afectada(s).

image
Nota: Una vez radicado el incidente, no podrá realizar ningún tipo de modificación, por lo que se le preguntará si está seguro de guardar y radicar la información registrada.

 

 

6.2.2.   Reporte de un Incidente de seguridad que afectó una o más bases de datos  inscritas en el RNBD

 

Caso 2: Si se va a registrar un incidente que afecta una o más Bases de Datos que se encuentran inscritas en el RNBD, deberá realizar el siguiente procedimiento (Aplica para Sujetos Obligados y no Obligados a realizar la inscripción en el RNBD):

 

  1. En el primer paso del módulo de incidentes, encontrará la lista de las bases de datos finalizadas y activas del RNBD a la(s) cual(es) relacionará el Incidente haciendo click con el botón “Agregar” una por una las Bases de Datos afectadas.

image

2.    El sistema va agregando las Bases de datos en la parte inferior del módulo para que más adelante dando click en el botón “Continuar” se pueda proceder con el siguiente paso:

image

 

3.    A continuación, el usuario debe seleccionar las categorías de los datos afectados correspondientes a las bases de Datos registradas en el RNBD. (Si el usuario pasa el puntero encima del interrogante se desplegará la información correspondiente a esa categoría):

image

image

    

image

Cuando el usuario pase el cursor por encima de las casillas del cuestionario de incidentes, el sistema mostrará y validará las Subcategorías habilitadas para seleccionar según lo registrado previamente en el módulo Información contenida de la Base o Bases Datos Registradas, en caso contrario, dichas subcategorías aparecerán inhabilitadas.

image

Si esa categoría debe ser agregada, el Usuario debe actualizar previamente el registro de esa base de datos en el RNBD y volver al registro de Incidentes para seleccionar de nuevo  la información que corresponde.

4.    Una vez se selecciona la información contenida en la base de datos, el siguiente paso es diligenciar el formulario del incidente donde se ingresa la información correspondiente:

 

Recuerde que la cantidad de titulares afectados no puede superar la sumatoria de las cantidades de titulares que tiene cada Base de Datos afectada.

image

 

Nota: Una vez radicado el incidente, no podrá realizar ningún tipo de modificación, por lo que se le pregunta si está seguro de guardar y radicar la información registrada.

 

6.2.3.   Reporte de un Incidentes de seguridad que afectó una o más bases de datos inscritas en el RNBD y al mismo tiempo otras no inscritas.

 

 

Caso 3: Cuando se va a registrar un incidente que afectó a una o varias Bases de Datos que se encuentran inscritas en el RNBD y en el mismo incidente se vieron afectadas Bases de Datos que no están inscritas en el RNBD, deberá realizar el siguiente procedimiento (Aplica solamente para Responsables no Obligados a realizar el RNBD, para los obligados, deberán proceder previamente a realizar el Registro de las bases de datos no inscritas):

Tenga en cuenta que, si es un Sujeto no Obligado, se habilitará la opción “Otra Base de Datos” la cual se encontrará en la lista de aquellas Bases de Datos que no se encuentran registradas en el RNBD. También el sistema mostrará la(s) base(s) de datos la(s) cual(es) deberá(n) estar finalizada(s) y activa(s) para poder reportar incidente(s), como aparece a continuación:

 

image

 

1.      El Usuario debe seleccionar la opción “Otra base de Datos” la cual habilita un cuadro de texto donde se ingresa el título a la Base de Datos y posteriormente se da click en el botón “Agregar” cuantas veces sea necesario para relacionar la(s) Base(s) de Datos no registradas en RNBD que quiera relacionar en el siguiente pantallazo:

 

 

2.   

image

Para asociar Bases de Datos que están inscritas en el RNBD tenga en cuenta que estas deben estar finalizadas y activas (Esta Bases de Datos tienen el Número de Radicado correspondiente) y posteriormente debe dar click con el botón “Agregar” para cada Base que quiera relacionar:

image

 

3.    Una vez agregadas todas las bases de datos afectadas por el incidente, en la parte inferior del módulo se listarán las Bases de Datos y se pueden distinguir las Bases de Datos que estaban Inscritas de las que no, en el RNBD como se ve en la siguiente imagen, ya que las inscritas tendrán el número de radicado asignado:

image

4.    A continuación, el usuario podrá seleccionar las categorías de la información contenida en la(s) base(s) de datos registradas en el RNBD (si el usuario pasa el puntero sobre el interrogante, se desplegará la información correspondiente a esa categoría):

image

 

 

image

5.    En el siguiente paso, se despliega el formulario de incidentes donde se debe ingresar la información correspondiente:

image

Se debe tener en cuenta que la cantidad de titulares afectados no puede superar la sumatoria de la cantidad de titulares que tiene cada una de las Bases de Datos afectadas.

image

 

Nota: Una vez radicado el incidente, no podrá realizar ningún tipo de modificación, por lo que se le pregunta si está seguro de guardar y radicar la información registrada.

 

 

6.3  Registro de Eliminación de Base de Datos

 

Se aclara que esta opción permite registrar cuando el Responsable del Tratamiento ha eliminado una base de datos por cualquier motivo, esto no significa que se eliminará del RNBD la Base de Datos registrada, sino que no se mostrará en adelante en la consulta pública del RNBD y quedará sólo como sonsulta histórica para el Responsable y para la SIC.

La base de datos a la que se quiere registrar la novedad de eliminación debe estar finalizada y activa. Una vez en la opción, el usuario debe dar click al botón “Registro de Eliminación de la BD” como se ve a continuación:

image

 

El sistema abrirá una ventana emergente de Novedad de Eliminación de Base de Datos:

image

imageEn la ventana emergente el usuario desplega una lista de las Bases de Datos Finalizadas y activas de la cuales se puede escoger o buscar parte del nombre o radicado de la base de datos para realizar el proceso de registro de la novedad de Eliminación:

image image

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cuando el usuario elija la Base de Datos que eliminó y desea registrar la novedad debe dar click en el botón “Registrar Novedad”.

 

image

Posteriormente se despliega el formulario de “Registro de Novedades de Eliminación de Base de Datos”:

 

En Motivo de Eliminación se selecciona desde la lista y para agregarlo se debe hacer click en el botón “Agregar Motivo”, si el usuario quiere agregar más motivos debe realizar el mismo proceso seleccionando uno u otros motivos diferentes a los que haya agregado:

image

 

Nota: En caso de no encontrar la opción requerida puede comunicarse con el call center 5920400.

 

·       Después se debe ingresar la fecha en que fue eliminada la base de datos por parte del Responsable y/o Encargado:

 

image

Adicionalmente se debe ingresar la descripción del porqué se va a eliminar la Base de Datos la cual se debe resumir en máximo 1000 caracteres. Una vez se haya diligenciado toda la información, se debe dar click en Radicar:

 

image

Al dar click en el botón radicar, el sistema enviará un mensaje emergente preguntando, ¿Esta seguro de registrar la novedad de eliminación?, al dar click en el botón “Aceptar” acabará el proceso de registro de novedad de eliminación y se enviará vía correo electrónico (del usuario) el comprobante en PDF del trámite con la información respectiva.   

 

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7.    SALIR

 

El RNBD permite Cerrar Sesión para salir del sistema:

 

 

image


 

ANEXO 1. CÓDIGOS DIVISIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA

 

 

CÓDIGO CIUDAD

DEPARTAMENTO

MUNICIPIO

91263

AMAZONAS

EL ENCANTO

91405

AMAZONAS

LA CHORRERA

91407

AMAZONAS

LA PEDRERA

91430

AMAZONAS

LA VICTORIA

91001

AMAZONAS

LETICIA

91530

AMAZONAS

PUERTO ALEGRÍA

91536

AMAZONAS

PUERTO ARICA

91540

AMAZONAS

PUERTO NARIÑO

91669

AMAZONAS

PUERTO SANTANDER

91798

AMAZONAS

TARAPACÁ

05002

ANTIOQUIA

ABEJORRAL

05004

ANTIOQUIA

ABRIAQUÍ

05021

ANTIOQUIA

ALEJANDRÍA

05030

ANTIOQUIA

AMAGÁ

05031

ANTIOQUIA

AMALFI

05034

ANTIOQUIA

ANDES

05036

ANTIOQUIA

ANGELÓPOLIS

05038

ANTIOQUIA

ANGOSTURA

05040

ANTIOQUIA

ANORÍ

05044

ANTIOQUIA

ANZÁ

05045

ANTIOQUIA

APARTADÓ

05051

ANTIOQUIA

ARBOLETES

05055

ANTIOQUIA

ARGELIA

05059

ANTIOQUIA

ARMENIA

05079

ANTIOQUIA

BARBOSA

05088

ANTIOQUIA

BELLO

05086

ANTIOQUIA

BELMIRA

05091

ANTIOQUIA

BETANIA

05093

ANTIOQUIA

BETULIA

05107

ANTIOQUIA

BRICEÑO

05113

ANTIOQUIA

BURITICÁ

05120

ANTIOQUIA

CÁCERES

05125

ANTIOQUIA

CAICEDO

05129

ANTIOQUIA

CALDAS

05134

ANTIOQUIA

CAMPAMENTO

05138

ANTIOQUIA

CAÑASGORDAS

05142

ANTIOQUIA

CARACOLÍ

05145

ANTIOQUIA

CARAMANTA

05147

ANTIOQUIA

CAREPA

05150

ANTIOQUIA

CAROLINA

05154

ANTIOQUIA

CAUCASIA

05172

ANTIOQUIA

CHIGORODÓ

05190

ANTIOQUIA

CISNEROS

05101

ANTIOQUIA

CIUDAD BOLÍVAR

05197

ANTIOQUIA

COCORNÁ

05206

ANTIOQUIA

CONCEPCIÓN

05209

ANTIOQUIA

CONCORDIA

05212

ANTIOQUIA

COPACABANA

05234

ANTIOQUIA

DABEIBA

05237

ANTIOQUIA

DONMATÍAS

05240

ANTIOQUIA

EBÉJICO

05250

ANTIOQUIA

EL BAGRE

05148

ANTIOQUIA

EL CARMEN DE VIBORAL

05697

ANTIOQUIA

EL SANTUARIO

05264

ANTIOQUIA

ENTRERRÍOS

05266

ANTIOQUIA

ENVIGADO

05282

ANTIOQUIA

FREDONIA

05284

ANTIOQUIA

FRONTINO

05306

ANTIOQUIA

GIRALDO

05308

ANTIOQUIA

GIRARDOTA

05310

ANTIOQUIA

GÓMEZ PLATA

05313

ANTIOQUIA

GRANADA

05315

ANTIOQUIA

GUADALUPE

05318

ANTIOQUIA

GUARNE

05321

ANTIOQUIA

GUATAPÉ

05347

ANTIOQUIA

HELICONIA

05353

ANTIOQUIA

HISPANIA

05360

ANTIOQUIA

ITAGÜÍ

05361

ANTIOQUIA

ITUANGO

05364

ANTIOQUIA

JARDÍN

05368

ANTIOQUIA

JERICÓ

05376

ANTIOQUIA

LA CEJA

05380

ANTIOQUIA

LA ESTRELLA

05390

ANTIOQUIA

LA PINTADA

05400

ANTIOQUIA

LA UNIÓN

05411

ANTIOQUIA

LIBORINA

05425

ANTIOQUIA

MACEO

05440

ANTIOQUIA

MARINILLA

05001

ANTIOQUIA

MEDELLÍN

05467

ANTIOQUIA

MONTEBELLO

05475

ANTIOQUIA

MURINDÓ

05480

ANTIOQUIA

MUTATÁ

05483

ANTIOQUIA

NARIÑO

05495

ANTIOQUIA

NECHÍ

05490

ANTIOQUIA

NECOCLÍ

05501

ANTIOQUIA

OLAYA

05541

ANTIOQUIA

PEÑOL

05543

ANTIOQUIA

PEQUE

05576

ANTIOQUIA

PUEBLORRICO

05579

ANTIOQUIA

PUERTO BERRÍO

05585

ANTIOQUIA

PUERTO NARE

05591

ANTIOQUIA

PUERTO TRIUNFO

05604

ANTIOQUIA

REMEDIOS

05607

ANTIOQUIA

RETIRO

05615

ANTIOQUIA

RIONEGRO

05628

ANTIOQUIA

SABANALARGA

05631

ANTIOQUIA

SABANETA

05642

ANTIOQUIA

SALGAR

05647

ANTIOQUIA

SAN ANDRÉS DE CUERQUÍA

05649

ANTIOQUIA

SAN CARLOS

05652

ANTIOQUIA

SAN FRANCISCO

05656

ANTIOQUIA

SAN JERÓNIMO

05658

ANTIOQUIA

SAN JOSÉ DE LA MONTAÑA

05659

ANTIOQUIA

SAN JUAN DE URABÁ

05660

ANTIOQUIA

SAN LUIS

05664

ANTIOQUIA

SAN PEDRO DE LOS MILAGROS

05665

ANTIOQUIA

SAN PEDRO DE URABÁ

05667

ANTIOQUIA

SAN RAFAEL

05670

ANTIOQUIA

SAN ROQUE

05674

ANTIOQUIA

SAN VICENTE FERRER

05679

ANTIOQUIA

SANTA BÁRBARA

05042

ANTIOQUIA

SANTA FE DE ANTIOQUIA

05686

ANTIOQUIA

SANTA ROSA DE OSOS

05690

ANTIOQUIA

SANTO DOMINGO

05736

ANTIOQUIA

SEGOVIA

05756

ANTIOQUIA

SONSÓN

05761

ANTIOQUIA

SOPETRÁN

05789

ANTIOQUIA

TÁMESIS

05790

ANTIOQUIA

TARAZÁ

05792

ANTIOQUIA

TARSO

05809

ANTIOQUIA

TITIRIBÍ

05819

ANTIOQUIA

TOLEDO

05837

ANTIOQUIA

TURBO

05842

ANTIOQUIA

URAMITA

05847

ANTIOQUIA

URRAO

05854

ANTIOQUIA

VALDIVIA

05856

ANTIOQUIA

VALPARAÍSO

05858

ANTIOQUIA

VEGACHÍ

05861

ANTIOQUIA

VENECIA

05873

ANTIOQUIA

VIGÍA DEL FUERTE

05885

ANTIOQUIA

YALÍ

05887

ANTIOQUIA

YARUMAL

05890

ANTIOQUIA

YOLOMBÓ

05893

ANTIOQUIA

YONDÓ

05895

ANTIOQUIA

ZARAGOZA

81001

ARAUCA

ARAUCA

81065

ARAUCA

ARAUQUITA

81220

ARAUCA

CRAVO NORTE

81300

ARAUCA

FORTUL

81591

ARAUCA

PUERTO RONDÓN

81736

ARAUCA

SARAVENA

81794

ARAUCA

TAME

88564

ARCHIPIÉLAGO DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA

PROVIDENCIA

88001

ARCHIPIÉLAGO DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA

SAN ANDRÉS

08078

ATLÁNTICO

BARANOA

08001

ATLÁNTICO

BARRANQUILLA

08137

ATLÁNTICO

CAMPO DE LA CRUZ

08141

ATLÁNTICO

CANDELARIA

08296

ATLÁNTICO

GALAPA

08372

ATLÁNTICO

JUAN DE ACOSTA

08421

ATLÁNTICO

LURUACO

08433

ATLÁNTICO

MALAMBO

08436

ATLÁNTICO

MANATÍ

08520

ATLÁNTICO

PALMAR DE VARELA

08549

ATLÁNTICO

PIOJÓ

08558

ATLÁNTICO

POLONUEVO

08560

ATLÁNTICO

PONEDERA

08573

ATLÁNTICO

PUERTO COLOMBIA

08606

ATLÁNTICO

REPELÓN

08634

ATLÁNTICO

SABANAGRANDE

08638

ATLÁNTICO

SABANALARGA

08675

ATLÁNTICO

SANTA LUCÍA

08685

ATLÁNTICO

SANTO TOMÁS

08758

ATLÁNTICO

SOLEDAD

08770

ATLÁNTICO

SUAN

08832

ATLÁNTICO

TUBARÁ

08849

ATLÁNTICO

USIACURÍ

11001

BOGOTÁ, D.C.

BOGOTÁ, D.C.

13006

BOLÍVAR

ACHÍ

13030

BOLÍVAR

ALTOS DEL ROSARIO

13042

BOLÍVAR

ARENAL

13052

BOLÍVAR

ARJONA

13062

BOLÍVAR

ARROYOHONDO

13074

BOLÍVAR

BARRANCO DE LOBA

13140

BOLÍVAR

CALAMAR

13160

BOLÍVAR

CANTAGALLO

13001

BOLÍVAR

CARTAGENA DE INDIAS

13188

BOLÍVAR

CICUCO

13222

BOLÍVAR

CLEMENCIA

13212

BOLÍVAR

CÓRDOBA

13244

BOLÍVAR

EL CARMEN DE BOLÍVAR

13248

BOLÍVAR

EL GUAMO

13268

BOLÍVAR

EL PEÑÓN

13300

BOLÍVAR

HATILLO DE LOBA

13430

BOLÍVAR

MAGANGUÉ

13433

BOLÍVAR

MAHATES

13440

BOLÍVAR

MARGARITA

13442

BOLÍVAR

MARÍA LA BAJA

13468

BOLÍVAR

MOMPÓS

13458

BOLÍVAR

MONTECRISTO

13473

BOLÍVAR

MORALES

13490

BOLÍVAR

NOROSÍ

13549

BOLÍVAR

PINILLOS

13580

BOLÍVAR

REGIDOR

13600

BOLÍVAR

RÍO VIEJO

13620

BOLÍVAR

SAN CRISTÓBAL

13647

BOLÍVAR

SAN ESTANISLAO

13650

BOLÍVAR

SAN FERNANDO

13654

BOLÍVAR

SAN JACINTO

13655

BOLÍVAR

SAN JACINTO DEL CAUCA

13657

BOLÍVAR

SAN JUAN NEPOMUCENO

13667

BOLÍVAR

SAN MARTÍN DE LOBA

13670

BOLÍVAR

SAN PABLO

13673

BOLÍVAR

SANTA CATALINA

13683

BOLÍVAR

SANTA ROSA

13688

BOLÍVAR

SANTA ROSA DEL SUR

13744

BOLÍVAR

SIMITÍ

13760

BOLÍVAR

SOPLAVIENTO

13780

BOLÍVAR

TALAIGUA NUEVO

13810

BOLÍVAR

TIQUISIO

13836

BOLÍVAR

TURBACO

13838

BOLÍVAR

TURBANÁ

13873

BOLÍVAR

VILLANUEVA

13894

BOLÍVAR

ZAMBRANO

15022

BOYACÁ

ALMEIDA

15047

BOYACÁ

AQUITANIA

15051

BOYACÁ

ARCABUCO

15087

BOYACÁ

BELÉN

15090

BOYACÁ

BERBEO

15092

BOYACÁ

BETÉITIVA

15097

BOYACÁ

BOAVITA

15104

BOYACÁ

BOYACÁ

15106

BOYACÁ

BRICEÑO

15109

BOYACÁ

BUENAVISTA

15114

BOYACÁ

BUSBANZÁ

15131

BOYACÁ

CALDAS

15135

BOYACÁ

CAMPOHERMOSO

15162

BOYACÁ

CERINZA

15172

BOYACÁ

CHINAVITA

15176

BOYACÁ

CHIQUINQUIRÁ

15232

BOYACÁ

CHÍQUIZA

15180

BOYACÁ

CHISCAS

15183

BOYACÁ

CHITA

15185

BOYACÁ

CHITARAQUE

15187

BOYACÁ

CHIVATÁ

15236

BOYACÁ

CHIVOR

15189

BOYACÁ

CIÉNEGA

15204

BOYACÁ

CÓMBITA

15212

BOYACÁ

COPER

15215

BOYACÁ

CORRALES

15218

BOYACÁ

COVARACHÍA

15223

BOYACÁ

CUBARÁ

15224

BOYACÁ

CUCAITA

15226

BOYACÁ

CUÍTIVA

15238

BOYACÁ

DUITAMA

15244

BOYACÁ

EL COCUY

15248

BOYACÁ

EL ESPINO

15272

BOYACÁ

FIRAVITOBA

15276

BOYACÁ

FLORESTA

15293

BOYACÁ

GACHANTIVÁ

15296

BOYACÁ

GÁMEZA

15299

BOYACÁ

GARAGOA

15317

BOYACÁ

GUACAMAYAS

15322

BOYACÁ

GUATEQUE

15325

BOYACÁ

GUAYATÁ

15332

BOYACÁ

GÜICÁN

15362

BOYACÁ

IZA

15367

BOYACÁ

JENESANO

15368

BOYACÁ

JERICÓ

15380

BOYACÁ

LA CAPILLA

15403

BOYACÁ

LA UVITA

15401

BOYACÁ

LA VICTORIA

15377

BOYACÁ

LABRANZAGRANDE

15425

BOYACÁ

MACANAL

15442

BOYACÁ

MARIPÍ

15455

BOYACÁ

MIRAFLORES

15464

BOYACÁ

MONGUA

15466

BOYACÁ

MONGUÍ

15469

BOYACÁ

MONIQUIRÁ

15476

BOYACÁ

MOTAVITA

15480

BOYACÁ

MUZO

15491

BOYACÁ

NOBSA

15494

BOYACÁ

NUEVO COLÓN

15500

BOYACÁ

OICATÁ

15507

BOYACÁ

OTANCHE

15511

BOYACÁ

PACHAVITA

15514

BOYACÁ

PÁEZ

15516

BOYACÁ

PAIPA

15518

BOYACÁ

PAJARITO

15522

BOYACÁ

PANQUEBA

15531

BOYACÁ

PAUNA

15533

BOYACÁ

PAYA

15537

BOYACÁ

PAZ DE RÍO

15542

BOYACÁ

PESCA

15550

BOYACÁ

PISBA

15572

BOYACÁ

PUERTO BOYACÁ

15580

BOYACÁ

QUÍPAMA

15599

BOYACÁ

RAMIRIQUÍ

15600

BOYACÁ

RÁQUIRA

15621

BOYACÁ

RONDÓN

15632

BOYACÁ

SABOYÁ

15638

BOYACÁ

SÁCHICA

15646

BOYACÁ

SAMACÁ

15660

BOYACÁ

SAN EDUARDO

15664

BOYACÁ

SAN JOSÉ DE PARE

15667

BOYACÁ

SAN LUIS DE GACENO

15673

BOYACÁ

SAN MATEO

15676

BOYACÁ

SAN MIGUEL DE SEMA

15681

BOYACÁ

SAN PABLO DE BORBUR

15690

BOYACÁ

SANTA MARÍA

15693

BOYACÁ

SANTA ROSA DE VITERBO

15696

BOYACÁ

SANTA SOFÍA

15686

BOYACÁ

SANTANA

15720

BOYACÁ

SATIVANORTE

15723

BOYACÁ

SATIVASUR

15740

BOYACÁ

SIACHOQUE

15753

BOYACÁ

SOATÁ

15757

BOYACÁ

SOCHA

15755

BOYACÁ

SOCOTÁ

15759

BOYACÁ

SOGAMOSO

15761

BOYACÁ

SOMONDOCO

15762

BOYACÁ

SORA

15764

BOYACÁ

SORACÁ

15763

BOYACÁ

SOTAQUIRÁ

15774

BOYACÁ

SUSACÓN

15776

BOYACÁ

SUTAMARCHÁN

15778

BOYACÁ

SUTATENZA

15790

BOYACÁ

TASCO

15798

BOYACÁ

TENZA

15804

BOYACÁ

TIBANÁ

15806

BOYACÁ

TIBASOSA

15808

BOYACÁ

TINJACÁ

15810

BOYACÁ

TIPACOQUE

15814

BOYACÁ

TOCA

15816

BOYACÁ

TOGÜÍ

15820

BOYACÁ

TÓPAGA

15822

BOYACÁ

TOTA

15001

BOYACÁ

TUNJA

15832

BOYACÁ

TUNUNGUÁ

15835

BOYACÁ

TURMEQUÉ

15837

BOYACÁ

TUTA

15839

BOYACÁ

TUTAZÁ

15842

BOYACÁ

ÚMBITA

15861

BOYACÁ

VENTAQUEMADA

15407

BOYACÁ

VILLA DE LEYVA

15879

BOYACÁ

VIRACACHÁ

15897

BOYACÁ

ZETAQUIRA

17013

CALDAS

AGUADAS

17042

CALDAS

ANSERMA

17050

CALDAS

ARANZAZU

17088

CALDAS

BELALCÁZAR

17174

CALDAS

CHINCHINÁ

17272

CALDAS

FILADELFIA

17380

CALDAS

LA DORADA

17388

CALDAS

LA MERCED

17001

CALDAS

MANIZALES

17433

CALDAS

MANZANARES

17442

CALDAS

MARMATO

17444

CALDAS

MARQUETALIA

17446

CALDAS

MARULANDA

17486

CALDAS

NEIRA

17495

CALDAS

NORCASIA

17513

CALDAS

PÁCORA

17524

CALDAS

PALESTINA

17541

CALDAS

PENSILVANIA

17614

CALDAS

RIOSUCIO

17616

CALDAS

RISARALDA

17653

CALDAS

SALAMINA

17662

CALDAS

SAMANÁ

17665

CALDAS

SAN JOSÉ

17777

CALDAS

SUPÍA

17867

CALDAS

VICTORIA

17873

CALDAS

VILLAMARÍA

17877

CALDAS

VITERBO

18029

CAQUETÁ

ALBANIA

18094

CAQUETÁ

BELÉN DE LOS ANDAQUÍES

18150

CAQUETÁ

CARTAGENA DEL CHAIRÁ

18205

CAQUETÁ

CURILLO

18247

CAQUETÁ

EL DONCELLO

18256

CAQUETÁ

EL PAUJÍL

18001

CAQUETÁ

FLORENCIA

18410

CAQUETÁ

LA MONTAÑITA

18460

CAQUETÁ

MILÁN

18479

CAQUETÁ

MORELIA

18592

CAQUETÁ

PUERTO RICO

18610

CAQUETÁ

SAN JOSÉ DEL FRAGUA

18753

CAQUETÁ

SAN VICENTE DEL CAGUÁN

18756

CAQUETÁ

SOLANO

18785

CAQUETÁ

SOLITA

18860

CAQUETÁ

VALPARAÍSO

85010

CASANARE

AGUAZUL

85015

CASANARE

CHÁMEZA

85125

CASANARE

HATO COROZAL

85136

CASANARE

LA SALINA

85139

CASANARE

MANÍ

85162

CASANARE

MONTERREY

85225

CASANARE

NUNCHÍA

85230

CASANARE

OROCUÉ

85250

CASANARE

PAZ DE ARIPORO

85263

CASANARE

PORE

85279

CASANARE

RECETOR

85300

CASANARE

SABANALARGA

85315

CASANARE

SÁCAMA

85325

CASANARE

SAN LUIS DE PALENQUE

85400

CASANARE

TÁMARA

85410

CASANARE

TAURAMENA

85430

CASANARE

TRINIDAD

85440

CASANARE

VILLANUEVA

85001

CASANARE

YOPAL

19022

CAUCA

ALMAGUER

19050

CAUCA

ARGELIA

19075

CAUCA

BALBOA

19100

CAUCA

BOLÍVAR

19110

CAUCA

BUENOS AIRES

19130

CAUCA

CAJIBÍO

19137

CAUCA

CALDONO

19142

CAUCA

CALOTO

19212

CAUCA

CORINTO

19256

CAUCA

EL TAMBO

19290

CAUCA

FLORENCIA

19300

CAUCA

GUACHENÉ

19318

CAUCA

GUAPÍ

19355

CAUCA

INZÁ

19364

CAUCA

JAMBALÓ

19392

CAUCA

LA SIERRA

19397

CAUCA

LA VEGA

19418

CAUCA

LÓPEZ DE MICAY

19450

CAUCA

MERCADERES

19455

CAUCA

MIRANDA

19473

CAUCA

MORALES

19513

CAUCA

PADILLA

19517

CAUCA

PÁEZ

19532

CAUCA

PATÍA

19533

CAUCA

PIAMONTE

19548

CAUCA

PIENDAMÓ

19001

CAUCA

POPAYÁN

19573

CAUCA

PUERTO TEJADA

19585

CAUCA

PURACÉ

19622

CAUCA

ROSAS

19693

CAUCA

SAN SEBASTIÁN

19701

CAUCA

SANTA ROSA

19698

CAUCA

SANTANDER DE QUILICHAO

19743

CAUCA

SILVIA

19760

CAUCA

SOTARA

19780

CAUCA

SUÁREZ

19785

CAUCA

SUCRE

19807

CAUCA

TIMBÍO

19809

CAUCA

TIMBIQUÍ

19821

CAUCA

TORIBÍO

19824

CAUCA

TOTORÓ

19845

CAUCA

VILLA RICA

20011

CESAR

AGUACHICA

20013

CESAR

AGUSTÍN CODAZZI

20032

CESAR

ASTREA

20045

CESAR

BECERRIL

20060

CESAR

BOSCONIA

20175

CESAR

CHIMICHAGUA

20178

CESAR

CHIRIGUANÁ

20228

CESAR

CURUMANÍ

20238

CESAR

EL COPEY

20250

CESAR

EL PASO

20295

CESAR

GAMARRA

20310

CESAR

GONZÁLEZ

20383

CESAR

LA GLORIA

20400

CESAR

LA JAGUA DE IBIRICO

20621

CESAR

LA PAZ

20443

CESAR

MANAURE BALCÓN DEL CESAR

20517

CESAR

PAILITAS

20550

CESAR

PELAYA

20570

CESAR

PUEBLO BELLO

20614

CESAR

RÍO DE ORO

20710

CESAR

SAN ALBERTO

20750

CESAR

SAN DIEGO

20770

CESAR

SAN MARTÍN

20787

CESAR

TAMALAMEQUE

20001

CESAR

VALLEDUPAR

27006

CHOCÓ

ACANDÍ

27025

CHOCÓ

ALTO BAUDÓ

27050

CHOCÓ

ATRATO

27073

CHOCÓ

BAGADÓ

27075

CHOCÓ

BAHÍA SOLANO

27077

CHOCÓ

BAJO BAUDÓ

27099

CHOCÓ

BOJAYÁ

27150

CHOCÓ

CARMEN DEL DARIÉN

27160

CHOCÓ

CÉRTEGUI

27205

CHOCÓ

CONDOTO

27135

CHOCÓ

EL CANTÓN DEL SAN PABLO

27245

CHOCÓ

EL CARMEN DE ATRATO

27250

CHOCÓ

EL LITORAL DEL SAN JUAN

27361

CHOCÓ

ISTMINA

27372

CHOCÓ

JURADÓ

27413

CHOCÓ

LLORÓ

27425

CHOCÓ

MEDIO ATRATO

27430

CHOCÓ

MEDIO BAUDÓ

27450

CHOCÓ

MEDIO SAN JUAN

27491

CHOCÓ

NÓVITA

27495

CHOCÓ

NUQUÍ

27001

CHOCÓ

QUIBDÓ

27580

CHOCÓ

RÍO IRÓ

27600

CHOCÓ

RÍO QUITO

27615

CHOCÓ

RIOSUCIO

27660

CHOCÓ

SAN JOSÉ DEL PALMAR

27745

CHOCÓ

SIPÍ

27787

CHOCÓ

TADÓ

27800

CHOCÓ

UNGUÍA

27810

CHOCÓ

UNIÓN PANAMERICANA

23068

CÓRDOBA

AYAPEL

23079

CÓRDOBA

BUENAVISTA

23090

CÓRDOBA

CANALETE

23162

CÓRDOBA

CERETÉ